如何为网页设计编写 RFP

您在这里是因为您需要知道如何为网页设计或重新设计编写 RFP。RFP 是机构用来评估您的项目，然后为您提供提案的工具。我们收到了大量的 RFP，从小型企业到财富 500 强公司——有些是好的，有些是坏的，有些我们不再谈论。我们列出的是如何为您的网站准备 RFP 以及如何创建一个出色的网站。毕竟，您的 RFP 越彻底，您的提案就越准确。

什么是好的 RFP？

当您需要一个网站时，您要做的第一件事就是将网站重新设计请求放在一起。将您的 RFP 提交给多个机构是很常见的，并且始终是一个好主意——这是您了解将您的项目和愿景变为现实需要什么的方式。在您提交请求后，代理机构将提供一个建议的解决方案，其中概述了您网站的工作范围、时间表和成本。通常，这种交流之后是简短的电话和问答环节。

将您的 RFP 视为给潜在代理合作伙伴的第一印象。一个伟大的 RFP 为伟大的合作伙伴关系奠定了基础。出色的 RFP 清晰、简洁且直截了当。您不必具备创建 RFP 的技术知识。事实上，我们收到的大多数最好的 RFP 都没有提及代码或技术术语（我们每天都会听到足够多的开发人员谈话）。如果您知道要使用哪些集成（MailChimp、HubSpot、Marketo），请在您的 RFP 电子邮件中将它们列出给供应商。如果没有，那就忘记它。你不必知道所有的答案。毕竟，这就是为什么您首先要聘请代理机构，所以请让专业人士来解决。

让我们澄清事实： RFP 不必无聊。我们在这里谈论的是您的业务，所以请随意让它变得有趣。我们对 RFP 了解一两件事，因此请使用我们制定的指导方针作为起点，而不是规则（我们从未在这些方面大过）。保持简单，考虑每个部分并使其愉快。归根结底，我们正在为您的业务的未来构建一些新的东西，所以要兴奋！

以下是 RFP 大纲应包括的内容：

• 概括

• 公司背景

• 核心目标

• 项目范围和交付

• 网站地图

• 时间表和里程碑

• 功能/技术要求

• 预算

• 选择标准

一、总结

如果您不确定要写什么，首先应该从项目摘要开始。它应该介绍您的公司以及提交 RFP 的原因。告诉您的潜在供应商您希望他们完成什么，并列出您或您的用户在当前网站上遇到的任何问题。这是一个简短的 RFP 摘要示例：

示例：我们公司的名称是 Initech。我们为大型公司和组织更新软件。我们正在寻找网站改造。我们的用户报告说他们在我们的网站上找不到他们想要的东西，并且设计已经过时了。

为什么这很重要：提案请求的部分直截了当。它告诉您的提案的读者您是谁以及您向他们提交 RFP 的原因。这为提案的其余部分定下了基调。

二、公司背景

提供您的组织的简要历史。（特别强调简要）。告诉您的供应商您是谁，您从事哪个行业，并描述您的典型受众或客户。它还有助于让您的潜在代理机构知道您是谁。您是组织中的营销协调员还是关键决策者？知道谁在说话，很重要。无论您是一家较老的、更成熟的公司还是新兴的初创公司，这里的关键是让潜在的供应商知道您是谁以及您的全部目标。

示例：在 Initech，我们的客户选择我们是因为我们提供优质的服务。我们与竞争对手的不同之处在于，我们是业内最有经验的，并且已经经营了 30 年。

为什么这很重要：您的公司或组织的背景告诉您的潜在供应商知道您代表什么，并且可以提供早期迹象以确认该项目是否合适。

三、核心目标

伟大的 RFP 是真实的。简明扼要地说明您和您的用户面临的问题。专注于您希望通过新网站实现的目标。如果可以的话，试着把它缩小到一两个句子，然后从那里扩展。一个好的起点是问题识别。

专业提示：“将您的新网站视为您的业务目标的催化剂，提前了解它必须完成的工作以及为什么您的旧网站没有削减它。”

示例：我们网站的核心目标是通过设计增加用户获取和参与度。与我们当前的网站不同，我们的新网站必须为用户提供一种轻松高效地购买我们产品的方式，并且还应该能够响应移动设备。

为什么这很重要：重要的是优先考虑您希望在项目中完成的最重要目标，以便您的供应商确切地知道您希望从这种参与中获得什么。一开始就建立目标是增加新网站成功机会的好方法。

4. 项目范围和可交付成果

在编写 RFP 时，您应该考虑您正在寻找的特定服务。我们的项目范围很广。一些公司只需要一个网站，而另一些公司则需要视频制作和品牌推广。由于项目范围不同，可交付成果也会相应变化。以下是您在与供应商合作时可以看到的一些示例：

• 项目管理

• 用户体验/用户界面规划

• 平面设计

• 前端开发

• 后端开发

• 现场搜索引擎优化

• 内容策略

• 质量保证和测试

• 内容迁移

• PPC 广告系列

• 内容管理系统培训

• 文案/内容

• 视觉识别

• 品牌定位

• 营销

• 视频制作

• 摄影

如果您正在请求网站提案，请期望可交付成果包括设计和线框等内容。如果您的项目包含视觉标识，则期望您的可交付成果以 PSD 或 AI 文件的形式出现。其他可交付成果更无形，因此请了解差异以及对供应商的期望。

专业提示：“知道你得到了什么，提防那些不按小时提供服务明细的供应商”

示例：我们正在寻找要在我们的网站上显示的 60 秒解说视频。我们还希望将视觉标识（徽标）用于名片和信笺抬头。

为什么这很重要：在确定您的项目的工作范围时，您的供应商将考虑需要完成哪些任务，并将根据他们对以前项目的最佳估计应用每小时费率。拥有这些信息将确保您的供应商告诉您最好的网站建议。

5. 站点地图

您的网站的组织方式将影响您的用户如何找到他们正在寻找的内容。您的站点地图基本上是您网站的目录。列出您希望在导航菜单上包含哪些页面，并考虑用户将如何浏览该站点。您的用户应该能够快速轻松地找到他们需要的信息。如果他们做不到，他们就会离开。用户体验 (UX) 是网站有效性的关键因素。

专业提示：“如果没有完善的用户体验策略，数字产品很可能会失败。真的就这么简单。”

估计您认为您的网站需要多少页面可能是一个很好的起点，即：关于、服务、联系方式。如果您不确定需要哪些页面，请不要担心，让您的供应商为您解决。

例子：

• 主页

• 关于我们

• 服务

• 店铺

• 博客

• 接触

为什么这很重要：用户体验是任何数字项目最重要的组成部分之一。您的供应商将使用此信息来确定您的网站需要多少自定义页面布局。

6. 时间表和里程碑

您的 RFP 的时间线部分应该回答您希望项目何时上线的问题。如果有关于您的网站或品牌项目必须完成的具体日期，这里就是列出它的地方。您项目中的任何重要里程碑也应在此处列出，例如新产品发布或广告活动。

专业提示：“在截止日期方面要切合实际，定制网站的设计和开发需要时间。”

示例：网站的截止日期是 1 月 30 日。但是，我们在 1 月 1 日举行年度会议，如果可能的话，希望在那时完成主页。

为什么这很重要：提前了解您的网站何时必须上线是建立契合度的重要第一步。您的潜在供应商可以评估他们是否能够切实满足您的期望。在某些情况下，供应商愿意完成一个紧急项目，但这当然需要额外的代价。

七、功能要求

这可能是您网站的 RFP 中最详细的部分。列出您的网站必须具备的任何技术要求，例如：支付处理、职业整合或用户登录。

专业提示：“你不必知道所有的答案，但一定要包括你知道的答案。”

你在卖产品吗？如果是这样，您希望使用哪种电子商务解决方案，或者您正在寻找建议？您是否考虑过内容管理系统，例如 Drupal 或 WordPress？如果您想合并诸如 HubSpot 之类的 CRM 或诸如 MailChimp 之类的电子邮件营销服务，请务必将其包含在此处。如果您不知道从哪里开始，请不要担心，您的供应商已经为您提供保障。

对于技术含量更高的人群，请尝试在功能方面提供尽可能多的细节。如果有第三方集成从外部来源提取数据，请务必包括此传输的发生方式以及此数据的来源。如果涉及 API，是否有文档？回答这些问题，您将消除您和您的供应商之间的来回。

示例：我们的网站需要能够销售产品并通过谷歌地图映射我们的商店位置。我们当前网站的职业部分托管在 bluehouse 上。

为什么这很重要：这将是从供应商的角度评估范围和价格的最重要因素之一。一些解决方案需要更少的时间专门用于集成，而其他解决方案需要大量资源，这些资源用于开发自定义 API 以创建软件应用程序。同样，您在清晰简洁的 RFP 中提供的信息越多，供应商的项目提案大纲就越准确。

8. 预算

是的，您的申请信应包含预算。扣留你的项目预算有点像在不让经纪人知道你愿意支付的费用的情况下买房。如果您想买房子并且您的预算是 15 万元，那么您的经纪人可以在您的预算范围内找到几处为您提供最大价值的房子。

“这是生意，如果你不是在谈论钱，你可能并不认真。”

决定什么对您很重要：最便宜的选项，或在您的预算范围内提供最大价值的选项。根据您的范围、目标等，向您的供应商提供您的预算可以让他们返回最合适的解决方案。为了扩展我们的购房类比，您可以以 5,000 元或 50 万元的价格购买房屋，但您得到的是什么这些价格的回报会有所不同。

如果必须，只需提供一个范围。如果您正在寻找其他服务，例如持续维护和支持或 SEO，请将这些服务的预算单独包含在内。

专业提示：“真正了解您想要支付的费用可以让您了解供应商愿意为您的拟议预算提供多少费用”

将您的网站视为一项投资。任何有信誉的机构都会就如何充分利用您的预算向您提供建议和咨询，并最大限度地提高您的投资回报潜力。

示例：我们新网站的预算在 80,000 元到 100,000 元之间。我们用于支持和维护的年度经常性预算 60,000 元

为什么这很重要：您不想浪费时间与不在您的价格范围内的供应商会面和交谈。对您的预算诚实还可以让您与供应商交谈，这将使您成为他们的优先事项。透明度有很长的路要走。

9. 选择标准

在这里，您只需决定选择供应商时使用的标准。这里要考虑的事情是：代理专业知识、能力、投资组合、相关项目、内部服务等。

示例：我们将根据代理经验、相关项目和设计进行选择。

为什么这很重要：一个供应商在一个行业中可能比另一个行业拥有更多的专业知识。其他人可能对电子商务的信息网站有更多的经验。提前确定您的决定依据，以便收件人可以提前确定他们是否是适合您的代理机构。

现在怎么办？

就是这样。我们已经为您配备了编写出色的 RFP 所需的一切。一旦你知道你在做什么，它并不像听起来那么难。请记住保持简短、诚实和有趣。